2020.06.26 00:48

参加してよかった！と思えるイベントとは。PRの考え方を活かしてイベントの魅力をアップさせよう〜第4期広報・PRプランナー＆PRライター養成講座第5回レポート〜

こんにちは。広報・PRプランナー＆PRライター養成講座4期生の小川陽子です。

世の中では、毎日たくさんのイベントが開催されていますよね。もしも、自分が開催する立場になったとき、その中で、自分たちが届けたいと思う人に届けることができ、さらに参加した人がよかったと思えるイベントを作るにはどうすればよいのでしょうか。

私たちは、2020年5月17日に「アフターコロナをどう生きる？フリーランス・複業家と考える、オンラインでも魅力が伝わる自己ブランディング」というテーマで講演＆ワークショップイベントをオンラインで開催しました。ゲストには、フリーランスや複業家として活躍されている2名をお招きし、当日には70名の参加者が集まりました。

今回は、私がイベントを制作するなかで、告知文作成と運営に関わった経験を通して、特に大切だと思ったポイントをお伝えします。

私にぴったりでメリットがある。そう思ってもらえる告知文を作ろう

今回、イベントの告知文を作成するうえで、ぜひ参加したいと思ってもらえるような文章にするために特に意識したポイントは、

・親しみやすさを感じられる

・私にぴったりだと思ってもらえる

・あなたのためにということが伝わる

・私たちがやる理由が伝わる

といった点でした。

自分が知りたいことが書かれていたり、メリットがあると感じると参加してみたくなりますよね。また、私たちがやる理由や届けたい人のことを具体的に考えて書くことで、信頼度も高まります。

しかし、読みやすいように簡潔に書こうとするあまり説明的な口調になってしまったり、柔らかく書こうとするあまり文章が長くなってしまったりすることもあると思います。

はじめて目にする人がすぐ理解できて、いい印象を持ってもらえるように、丁寧な文章は意識しつつ、はぶける部分や別の言い回しができる部分はないかも考えて作成していくことが大切ですね。

参加しやすい雰囲気をつくって、よい印象が残るイベントにしよう

本番までには、ミーティングやリハーサルをくり返し、よいイベントにするために工夫を重ねていきますが、参加者が楽しめて、参加してよかったと思ってもらうにはどのような工夫をすればよいのでしょうか。

たとえば何かのイベントに参加したとき、内容も大切ですが、その場の雰囲気でも印象が大きく変わりますよね。

今回はオンラインでの開催ということで、運営として参加する講座生全員が共通して気をつけたことは、「顔が映っているので、意識して分かりやすく反応する」ことや「気楽にコミュニケーションが取れるように、チャットでのやりとりにも積極的に参加する」ことでした。

はじめはオンラインで参加者とのコミュニケーションがうまく取れるか不安に思っていましたが、自分たちが積極的に参加したり、ワークショップを通して会話をしたりした結果、チャットにもたくさんの書き込みがあり、答えきれないほどの質問やコメントが集まったんです。

参加者の方が楽しそうにしていたり、よかったとコメントをしてくださるととても嬉しいですよね。また、雰囲気がよくなるとゲストの方も話しやすくなると思います。

よい印象が残ることは、よい関係を築いていくことにもつながるので、イベントが終わった後にどういった印象が残せるかも考えながら作っていけるとよいですね。

楽しめるイベントには、負担をなくしマイナスを減らすことも大切

そのほかに、私が見落としがちだけれど大切だと思ったポイントは、「参加者への負担をなるべくかけないようにする」ということです。

これは告知文の作成にも関係しますが、コミュニケーションを取りやすくするために参加者に協力していただく部分やワークショプのために事前に準備をお願いする必要がありました。

スムーズな運営やイベントの成功のためには、参加者の協力も必要となってきますが、注意点やお願いごとが多いとあまり参加する気持ちにはなれませんよね。

本当に必要なことかどうかを話し合い、参加する方が不快な気持ちにならないか、言い回しには細心の注意をはらって工夫しました。

またワークショップでは、参加者に負担をかけずにコミュニケーションを取るにはどうすればよいかがポイントでした。

はじめはワークシートに書いたことを代表者に発表してもらうという流れがありましたが、発表と言われると負担に感じるかもしれないということで、ワークショップのために別れたチームごとでのディスカッションに変えることになったんです。

その結果、手を挙げてくださる方がいたり、個人的にフィードバックができたりと、よりよい雰囲気で気楽にコミュニケーションをとることができました。

魅力的な企画を用意したり、雰囲気を作って盛り上げることも大切ですが、負担になることなど、マイナスな部分を減らしていくことも大切です。そうすることで、イベントをより楽しめて、参加してよかったと思ってもらえるものになりますよ。

イベントを終えて

私は、イベントの運営に企画から参加するのは今回がはじめてでした。また、今回はオンラインでの開催ということに加え、制作過程のミーティングなども全てオンラインでおこなわれました。分からないことも多く、コミュニケーションもはじめはあまりうまく取れていませんでした。

しかし、ゆいさんをはじめ、チューターの方やほかの講座生からたくさん学ぶことができたおかげで、だんだんと積極的に参加できるようになったと思います。

今回、講座の中でイベントを開催して、「1回のイベントで終わってしまうものではなく、イベントもよい関係づくりの一環として考える」ということが最も印象に残りました。イベントの成功だけを考えるのではなく、その先のことも考えて作っていくということを学ぶことができました。

（執筆：PRライター小川陽子）