2022.03.18 04:44

参加してよかったと思ってもらえるオンラインイベントづくりを。大切なのは入念なリサーチと参加者への配慮。～第6期広報・PRプランナー＆PRライター養成講座　第5回レポート

こんにちは。広報・PRプランナー＆PRライター養成講座の第6期受講生 Misakoです。近年はコロナ禍でオンラインイベントの需要が高まり、自社でオンラインイベントを開催するようになったという企業や個人の方も多いと思います。

しかし、はじめてのオンライン実施で企画・準備の段取りがわからい、開催にあたっての注意点がわからないという方もいらっしゃるかもしれません。

私自身、講座の実践の一環で、受講生と一緒にオンラインイベントを1から企画・運営し、想像以上の大変さとやりがいを感じました。参加者の満足度を得るために、私たちが心がけた配慮や工夫などを含めて、このレポートでお伝えしたいと思います。

イベント企画では、まず事前にどんな人に参加してほしいのか、想定する参加者の年齢層や職業、生活環境などを明確にしたうえでニーズを探ることが大切です。つまり、ターゲット設定ですね。そうすることでイベントの趣旨がぶれず、参加者の興味・関心を引く内容をつくりやすくなります。

ここで自分たちの考えだけで企画を練ろうとすると、個人の経験や興味関心の範囲内でしかアイデアが出てきません。ほかのオンラインイベントはどんなことをしているのか、似たようなテーマのイベントではどんな話がされているのかも参考にしながら、自分たちの案を練っていくとよいでしょう。

私たちの場合、「複業（副業）・フリーランスなどで活躍するPRパーソンに、今後の働き方やキャリアアップのヒントをうかがう」という趣旨で、ご登壇されるゲストさんに話していただくテーマを具体的に話し合いました。

最初に決めたテーマは、自分たちが気になっていることを中心に考えてしまい、講師の方から「想定している参加者の方が、参加したい！と思うテーマになっているかがポイント」とアドバイスをいただいたので、再考することに。

過去の受講生が企画したイベントを数件拝見しただけで十分調べたつもりになっていて、結果的に自分たちが気になる話ばかりに焦点を当てていたことに気づきました。参加者目線でイベントをつくっていくには、数件のリサーチだけで満足せず、いろいろな角度から調べて試行錯誤することが必要なのだと学びました。

イベントのテーマが決まったら次はコンテンツの詳細や構成を決めていきます。ここでも参加者目線で、途中で飽きないか、参加者が聞きたいことは何かといった視点で、各コンテンツの順番や時間配分などを考えられるとよいですね。

トークセッションの場合は、間に参加者との質疑応答の時間を挟んだり、参加者に質問を投げかけて考えてもらう時間やワークに取り組んでもらう時間を設けてもよいかもしれません。開催時間が長くなるようであれば、前半と後半の二部制にして、間に休憩を挟むのもよいと思います。

たとえば、タイムスケジュール1つにしても、参加者目線を起点に改善することができます。

改善前：ゲスト3名の紹介時間　＜20分＞

改善後：ゲスト3名の紹介時間　＜5分＞

このように改善した背景としては、「参加者は早く本題が聞きたい」という点を、講師の方からフィードバックいただいたからです。そのほかにも、時間が長すぎるところは、時間を短縮するなどして、参加者の聞きたいことがメインになることと、参加者が聞き疲れない工夫をしました。

開催日当日は受講生が協力して、参加者がイベントを楽しめる雰囲気づくりをさまざまな場面で心がけました。

たとえば、zoomのコメント機能を積極的に活用いただくために、運営スタッフからも率先してコメントをするなど、参加者がコメントしやすいようにしました。

そうすることで参加者やゲストさんが発言しやすい雰囲気ができていったと感じています。イベントに参加してくれた友人からも、後日「インスタライブのような感覚で気軽に楽しめた」と言ってもらえて嬉しかったです。

ほかにも、参加者のみなさまにトラブルが発生したときはすぐに運営スタッフが対応できるよう準備。またイベント進行中に、運営スタッフ内で各テーマの経過時間を常に共有し、多少時間が押しても、次のテーマや質疑応答で時間調整をしたりと臨機応変に対応していました。

ちなみに私は今回、司会として参加者の方と直接関わらせていただきました。司会・モデレーターはよくも悪くもイベントの印象を左右するということで、リモート画面に生活感が出たり、逆光で顔が暗く見えないよう、本番はバーチャル背景の設定や照明の当て方などオンラインでのマナーにも気を配りましたね。

主催側を経験してみて、イベントづくりは運営側だけでなく、参加する側やゲストさんなどさまざまな人のご協力があって成立するのだなと本当に感じました。

はじめてのイベント企画を経験して、準備や段取りの多さに、慣れていない私としては音を上げそうになるときもありましたが、準備をすればするほど、いいイベントに仕上がっていく実感があり、当日は余裕を持ってイベントに挑むことができました。

落ち着いた気持ちで本番を迎えられたことも、イベントが堅苦しくなりすぎない要因につながったのかと思います。無事に本番を終え、「よかった」と色々な方々に言っていただき、達成感と自信を得られました！今回のイベントに関わったすべての人に、改めて感謝したいです！

（執筆：PRライター　Misako）