イベント企画・運営をするなら、かかわる全員が「参加してよかった」と思えるものを目指そう。よりよいオンラインイベントのために、運営側が押さえておくべきポイントとは～第5期広報・PRプランナー＆PRライタ

こんにちは。広報・PRプランナー＆PRライター養成講座を受講中の佐野千絵です。第5回講座では、PR施策の実践としてイベント企画・運営をおこない、「自分らしいキャリアを探ろう」をテーマにしたオンラインイベントを開催しました。

企画から準備まで受講生みんなで考え、実際にオンラインイベントを開催して学んだ、集客時のポイントやオンラインイベントの可能性、イベント後に行っておくべきことなどをご紹介したいと思います。

イベントのお知らせは「参加してほしい人への招待状」のようにお伝えしよう

イベントを行うとき、当日にむけてのイベント内容の準備と同様に、集客も大事なアクションです。もちろん、イベントを運営する側としては、なるべく多くの人に参加してもらいたいと思いますが、大切なのはイベントの主旨にあったターゲットに向けて発信することです。

それは、このイベントを必要とし、興味を持ってくれるであろう人に向けて伝えるということ。

具体的には、参加してほしい人それぞれの興味関心に合った要素を含めてメッセージを送ったり、その人にとってイベントがどう役に立つかという点を一緒にお伝えするのがポイントです。

またSNSを利用して、知人・友人に自分の活動を知ってもらいつつ、イベントのお知らせをする場合もあります。予想外な人が興味を持ってくれたり、お知らせをシェアしてくれる可能性もあります。

このように、自然と応援してもらえる人になるためにも、日常的にSNSで発信するのがおすすめです。まったく発信していなかったのに、急にイベントのお知らせをされたら、その友人はどう思うでしょうか。あまりいい印象は感じず、前向きに参加してみようとは思わないですよね。

イベント集客は、とにかく参加者を集めればいいということではなく、かかわる人との信頼関係を構築するPRの一環。お互いによい関係性をつづけていくために、日常的に自分の近況を報告したり、事前に講座を学んでいることなどを発信することで、お知らせを受け取った相手も応援しようという気持ちがうまれてくるのだと学びました。

場所を問わず全国の人とつながれるオンラインイベントの可能性

コロナ禍でオンラインを利用したお仕事やイベントが広がってきています。本講座やイベントも、すべてオンラインでの開催となり、イベントをつうじて、あらめてオンラインの可能性を感じました。

受講生は、東京・京都・福岡など全国から受講しています。今回のイベントも、ゲストの中には、沖縄からご登壇いただいた方もいらっしゃいました。いままでのオフラインイベントでは、1つの会場に集まって行うことが多いため、全国の人が一堂に集まるのは簡単なことではなかったと思います。

しかし、オンラインイベントなら、移動する時間も必要ないですし、どこにいても参加できるというメリットがあります。

また、今回私たちが開催したオンラインイベントではイベント中にチャット機能や反応ボタンを使用することで、参加されている方の反応がすぐに見ることができました。

参加者が質問をしたい場合、オフラインイベントでは自分から手を挙げて発言するというのは少しハードルが高いかもしれませんが、オンラインのチャット機能ならそのハードルが低く感じますよね。

参加者も運営側も同じ画面上に映っているので、表情やしぐさがよく見えるという点もオンラインイベントを行ったことで実感したことです。

これからもオンラインでの活動は増えていくことと思います。オフラインイベントでは会うことのできなかった遠方の人とも気軽につながれ、新しい可能性が広がるかもしれません。

イベント終了後も出会えた人とのご縁を大切にし、次の活動へとつなげよう

準備してきたイベントも無事に終了し、「開催してよかった」で終わりにするのではなく、関わる方々との関係構築をつづけることが、PRにおいて大切なポイント。

たとえば、以下のようなアクションです。

・参加してくれた人へお礼の連絡をする

・イベントレポートを作成し、参加できなかった人へイベント内容をお伝えする

・イベントで出会えた人と、SNSでのコミュニケーションをつづけていく

参加してくれた人へ感謝の気持ちを伝えることで、「参加してよかった」という気持ちが強まりますし、これからも良好な関係がつづきやすくなりますよね。イベントに対する感想やアドバイスなどをもらえることもあるので、今後のイベント企画へのよいフィードバックにもなります。

また、イベント終了後、イベントの内容や雰囲気をSNSで投稿することで、興味を持って応援してくれる人もいるかもしれません。

イベントによって出会えた人との関係を育んでいくことも、大事にしたいポイントです。

よい関係構築ができると、自分が今後あらたな活動をするときに応援してもらえるようになったり、事業発展のきっかけになる可能性もあるんです。もちろん、自分の利益ばかりを考えるのではなく、「相手のために」という姿勢があってこそ、よい関係性が築けるのですね。

第5回め講座を終えて

約1か月という期間で企画から当日まで分担を決めておこないました。イベントが終了した時には、無事に終えられたことへの安堵感と達成感、ゲストの方・参加してくださった方・そして支えてくださった講師・サブ講師・チューターの方々・受講生みなさんへの感謝の気持ちでいっぱいでした。

また今回の企画を通して「応援すること」のエネルギーを強く感じました。「応援が力になる」という言葉をスポーツ選手がよくインタビューで話していますが、その意味を改めて知ることができました。友人からの「応援してるよ」「頑張っているね」などの言葉は嬉しく励みになりました。

そして逆に私も友人の活動を「応援したい」という気持ちが芽生えました。新しいことに挑戦することも、何かをつづけていくこともエネルギーがいることです。しかし誰かの「応援」で人はがんばれるし前を向けるというのを強く実感しました。

本講座もあと1回となりましたが、引きつづき学びたいと思います。

(執筆：PRライター 佐野千絵)