オンラインイベントを成功に導くポイントとは。PR視点を活かしたコミュニケーションで「参加してよかった」と思えるイベントに～第5期 広報・PRプランナー＆PRライター養成講座 第5回レポート～

こんにちは、広報・PR プランナー＆PR ライター養成講座 第5期生の田崎愛です。

先日、株式会社Cannpass主催によるオンラインイベントが開催され、企画・運営は講座実践の一環として受講生がおこないました。ゲスト3名によるトークセッションや、参加者の目標達成に向けた行動を導くワークショップを実施しました。この実践を通して、オンラインだからこそ工夫したことや学びをお届けします。


参加者が発言しやすい場づくりが、よりよい雰囲気になるポイント

今回のイベントでは、フリーランス・複業家・経営者としてご活躍されているゲスト3名に「自分らしいキャリアをつくるポイント」をお話いただきました。

私は当日、司会・モデレーターをつとめました。オンラインイベントを実施するにあたり、1つの課題は、会場全体の熱量や参加者の状況が分かりづらいことだと私は考えていました。


そこで司会者として、参加者の気持ちが見えるようにアナウンスしたことは下記の2点。


・いいねボタンや拍手ボタンなど、リアクション機能の活用

・質問や感想をチャットに発信


とはいえ、トップバッターでの発信は参加者にとって高いハードルですよね。リラックスして発信できるように、運営側では率先してリアクション機能の活用やチャット発信にくわえて、カメラに向かって笑顔を見せて気持ちを表現することも心がけました。


その結果、イベント終了間際までチャット欄にはたくさんのご質問をいただいたり、感想をシェアしていただけたのです。参加者の質問は、ゲストへの興味が文字として見えるため、ゲストが話しやすい雰囲気にもつながります。そして司会者としては、リアルタイムでコメントをトークに反映しやすくなる、という参加者と一体感のある空気感を実感することができました。


オンラインイベントは、オフラインよりも制限がふえると思われがちですが、オンラインだからこそ全員で充実した時間をつくりあげることもできるのですね。


オンラインだからこそ、ゲストとの信頼関係構築をより丁寧に

よいイベントにするためには、参加者だけでなくゲストにも楽しんでいただくことが大切です。今回ゲストと初対面だったこともあり、イベント前から信頼関係を構築しておくこと、ゲストの不安を払しょくすることを意識しました。

そのためにも、イベント準備の進捗状況を適宜共有したり、当日の質問内容や登場・退場方法のような些細なことまで、事前にお伝えするよう心がけました。


ゲストの方々は、イベントでなにを話そうかと司会者以上に緊張していらっしゃることが少なくありません。今回のようなオンラインイベントでは、直接お会いして打ち合わせができないからこそ、イベント前から丁寧なすり合わせをおこない、リラックスしてお話していただけるように準備することが必要なのですね。


さらに、こうした綿密な準備が運営側にとっても、ゲストのみなさまを安心してお迎えできることにつながったと感じています。


イベント告知は、ターゲットに合わせた言葉選びと伝え方を意識しよう

「参加してよかった」と思っていただくイベントにするために、イベントの目的にあわせたターゲット層への集客アクションが大切。では、必要な人にイベントの存在を伝えて興味をもっていただくにはどうすればよいのでしょうか。


それは、相手にあわせた連絡手段や言葉選びをすることなんです。


私の場合は、この人ならイベントを楽しんでいただけそうだと思う方へ、「個別メッセージの送信」と「SNSでの投稿」をおこないました。


まず、個別メッセージを送るときに大切なことは、手紙を書くようにその人にあわせた文章を送ること。丁寧な文章は受け取る側もうれしく感じるものだと、講座の中で、PR視点でのアドバイスもいただきました。

そして、SNSで発信するときにはどうしてもターゲット設定が広くぼんやりした文章になりがち。そこでSNSに投稿する際に意識したことは、参加していただいたときに期待とのギャップが生まれないよう、記事の冒頭にどんな方におすすめなのか明記すること。


さらには、なぜその方々におすすめなのかを、個別メッセージと同様に、目のまえの相手へ語りかけるように、相手の立場に寄りそった言葉づかいを工夫しました。


結果として投稿を見てくださった方より「がんばっているんだね」とお声がけと記事シェアをしていただき、さらにはイベント参加にもつながったのです。

PRライティングの基本である、ターゲットにあわせた丁寧な言葉選びは「想いを届ける」ために重要なポイントになるのだと体感しています。


第5回講座・イベント実施を終えて

イベントの企画から運営まですべてオンラインでおこなうことははじめての経験でした。

未知の経験は不安要素が多かったのですが、講師の山崎春奈さんをはじめ、サブ講師・チューター・受講生のみなさんにサポートいただき、イベントを無事に終えることができホッとしています。これは当初不安だった気持ちがすこしの自信へと変化した、自己成長へつながる経験となりました。


イベント準備のために受講生同士でコミュニケーションをとることも多く、講座はじまって以来、特に今回の第5回め講座では、それぞれが活発に意見を交換をしていた姿も印象的でした。


そこからの学びとして、根拠を示して考えを伝えることにより聞き手は理解する姿勢を見せてくれるということです。相手に寄り添って理由を説明することができれば、意思表示は怖くないと気づけたことは大きな学びでした。

いよいよ講座も残すところあと1回。講座時間では積極的な発言と楽しむ気持ちを持って、さらに自身の成長につなげられるようにがんばります。


（執筆：PRライター 田崎愛）