よりよいイベントにするためには、応援してもらえる関係づくりを！参加者とも運営者ともよい関係を築くPR視点とは？！～第4期 広報・PRプランナー＆PRライター養成講座 第5回レポート～

イベントを運営する上では、参加者や運営者、さまざまな人が関わるので、難しいと感じている人も多いのではないでしょうか？

今回、広報・PRプランナー＆PRライター養成講座では、オンラインイベントを開催し、当日は、講座生も合わせて約70名の方が参加してくださりました。

今回は、人との関係構築に気を配ることで、イベントがよりよくなるコツについて、PRライターの阪本圭帆理がお伝えします。

日頃から発信して応援される人になることで、集客力が増す

いいイベントにするためには、たくさんの人に参加してもらいたいですよね。ただ、集客をする際、友人に急に宣伝してくるじゃんって思われるのがちょっと……と悩む方も多いのではないでしょうか。

そう思われないためには、日頃から「応援してもらえる人」になることが大切です。

応援してもらえる人であるためのポイントはたくさんありますが、常に自身の活動を発信することも重要です。SNSでも、友人と話しているときでもかまいません。

しかし、ただただ宣伝するのではありません。「どんな思いでしているのか」など、背景について心を込めて伝えるのです。

そうすることで、より応援してもらいやすくなります。

みなさんもまずは、自身の活動、そして思いを発信してみてはいかがでしょうか？その小さな積み重ねの1つひとつにより、あなたを応援してくださる人が増えます。

PM表を活用して相手に寄り添うことで、チームの団結力が高まる

イベントを計画的に運営するために、作業や期限を洗い出すプロジェクトマネジメント表（以下PM表）。

この表によって、自分の担当だけではなく、ほかの担当の人が、何を、どういう計画でしているか把握できますよね。言いかえれば、自分とほかの担当チームと連携するには、必須とも言えます。

そのようなことから、PM表は、よりチームの団結力が高められるツールでもあることに気がつきました。　　　　　　　

私は今回のイベントで、告知文の作成担当だったのですが、画像の作成担当の方との連携でそれを実感しました。告知文を公開するためには、画像が必要。だけど画像をつくるためには、タイトルが必要。

なので、画像の作成担当の方が早くとりかかれるよう、タイトルを優先的に考え、お伝えしました。

また、その方は、告知文の公開準備にゆとりをもてるよう、画像の提出を予定より早くしてくださいました。

このように、「どうしたらほかの方も作業しやすいようになるかな？」と全体を見ながら相手に配慮することがポイント。

ただPM表をみて、スケジュールや作業内容について理解するのでは、せっかくほかの方と関係構築できる機会がもったいないです。

同じプロジェクトメンバーなら、もっと仲を深め、協力し合いたいですよね。

より相手の立場に立てる人になるために、PR視点をもとう

イベントをよりよくするためには、参加者・運営・ゲストなどさまざまな人の立場に立って考えることが大切です。これは、「PR視点」に通じます。PRとは、「関わるすべての人とよい関係を築き、ビジネスを成長させること」。

こういった視点は、はじめから意識していたのではなく、itty selectionの講座でPRについて学んだので、身につきました。

たとえば、PR視点は、タイムテーブルを作成しているときにも体感しました。ゲストのトークセッションの時間を考える際、どのくらいの時間なら、

・参加者さんは、集中しやすいかな？

・進行者さんは、インタビューしやすいかな？

・ゲストさんは、話しやすいかな？

などさまざまな立場に立って考えました。

ただ当日のイベントの様子を想像するだけではなく、相手の気持ちまで気を配ることがポイントです。このように、PR視点をとりいれることで、関わる人といい関係を築け、より相手に寄りそえるイベントになります。

イベントを終えて

今回はじめて、すべてオンライン上でイベントの企画から開催をしました。

「オンラインでなんてできるのかな？」と思っていましたが、PRの受講生やチューターさん、講師の方がみなさんが、常に相手のことを考えてくださる方ばかりなので、安心してとりくめました。

また当日、参加者の方の中には、オンラインに慣れていない方もいると見越して、司会の方が、なんどもツールの使い方をわかりやすく説明されており、相手に寄り添った行動に感激しました。

PR視点をもつ人が集まることで、こんなに温かい空間ができるんだなと実感できたイベントでした。

（執筆：PRライター 阪本圭帆理）