イベント企画は、ゴール設定がポイント。参加者の立場に立って考えることで「参加してよかった」と思ってもらえるイベントにつながる～第5期広報・PRプランナー＆PRライター養成講座　第4回レポート～

こんにちは。広報・PRプランナー＆PRライター養成講座を受講中の佐野千絵です。

全6回の講座も折り返し地点をむかえ、第4回となる今回の講座では、翌月におこなうオンラインイベントにむけた企画内容について話し合いました。

講座中に学んだ、イベントの内容を考える上で大切なこと、オンラインイベントだからこそ気をつけるポイントについてご紹介したいと思います。

イベントを企画するときには、目的からずれないことを意識しよう

イベントを企画しようと思ったとき、考えるべき要素はたくさんありますが、まず目的、つまりイベントの「ゴール」を設定し運営メンバー全員で共有しておくことが大切です。これは、イベント企画に限らず、PRプランニングにおいて忘れてはならないポイントなんです。

仮にゴールを設定せずにイベント内容について話し合いを始めてしまうと、知らず知らずのうちに話の軸がずれてしまいます。すると、「何のためにイベントをやるのか」という本来の目的から、かけ離れたものになってしまい、売上向上やファンづくりにつながりにくくなってしまうのです。

私たちの場合は、PRを学び、キャリアを模索している私たちだからこそ開催できるイベントとして、「キャリアや働き方に悩む方々の今後のヒントとなる、具体的な行動の1歩につながるイベントにする」というゴールを設定しました。そして、イベントのテーマを「自分らしいキャリアを探ろう」に決めました。

このイベントのゴールとテーマにそって、具体的なイベントの中身を話しあい「さまざまな働き方を実現しているゲストにご登壇してもらおう」「トークだけでなくワークを入れた方が参加者が行動目標を設定しやすいのでは」など、イベントの目的からずれることなく議論を進めることができました。

イベント企画だけでなく限られた時間の中で話しあいを行うときに、最終的なゴールに立ち返りながら議論を進めるという点は、特に覚えておきたいポイントだなと思いました。

「参加者にとって価値があるか」という視点を持つことが大切

イベントをよりよいものにしたいという思いから、運営側が伝えたいことを中心にしてイベント内容を考えがちですが、「参加者にとって価値があるか」という参加者視点を考えることはとても大切なポイントです。

そこで、私たちは貴重な時間を使って参加してくださる方々に「参加してよかった」「役に立った」と思ってもらうイベントにするため、自分の目標実現に向けた行動を具体化するワークを実施することにし、ワーク内容について話しあいを行いました。

最初にでてきた案の1つは「参加者の発表の場を設け、気づきや感想をシェアしあう」でした。でも、その時は運営側視点でしか考えられていなかったと学びました。

というのも、参加者の気づきや感想をシェアする時間を設ければ、充実感も高まると思いましたが、参加者の立場で考えると、初対面の人たちの前で発言することはハードルが高いことかもしれないですよね。

こうして、参加者が楽しめるか、という視点が意識できると、イベント準備を進めるなかで、どうすることがベストなのか、判断もしやすくなります。

たとえば、「ワークシートを事前にメールでお送りする」といった工夫もしました。これは、はじめて見たワークシートを限られた時間内に取り組むのは、参加者にとっては負担が多いことかもしれないと考えたからです。

PR視点のひとつである「相手の立場に立って考え行動すること」という基本も、イベント企画をする上で欠かせないポイントだと改めて認識することができました。

参加者が心地よくイベントに参加できるよう、明るさや音量なども気をつけよう

イベント・会議などオンラインを使用して行う機会が増えてきましたが、このイベント運営をつうじて、オンラインイベントだからこそ気をつけるべきポイントがあると教えていただきました。

まず言うまでもなく、インターネット環境は大事な基本設定ですよね。電波が途切れることのないように運営側は環境を整えておきましょう。運営側・参加者に、WiFi接続トラブルが起きた場合に備えて、フォローする体制を事前に整えておくと安心です。

また画面が暗く表情が見えにくかったり、マイクの音量が小さく聞きとりづらい状況では、聞き手の人はどう思うでしょうか？参加者みんながストレスなく、快適に発言したり、話を聞くことができるように、明るさや音量も意識しましょう。

さらに話し手の発言に対してうなずくこと、参加者の方に安心して参加いただけるように、運営側メンバーが笑顔でいることも欠かせないポイントです。

オフラインイベントでは、誰がゲストとして登壇しているのか、運営は誰なのかといった、全体の雰囲気を参加者が感じとりやすいですよね。

オンラインの場合は、会場全体の様子を参加者が把握することが難しいからこそ、ゲストや運営メンバーの区別がつくよう名前の表記を変えるなど、参加者が安心できる配慮が大切なのですね。

画面の明るさや音量などのハード面、発言に対してのうなずきや笑顔といったソフト面、相手の立場に立って考えると、どちらも重要な点だなと実感しました。

第4回め講座を終えて

講座を重ねるごとに第1回めで学んだPRの基本が全てに通じているんだなと感じるようになりました。話し合いでは論点を決めて軸からぶれないように進めること、参加者のことを思いイベント企画・運営することなど、PRに限らず、関わる方々とよりよい関係を築ける基本の考え方です。

イベントの本番まで1ヵ月弱という限られた時間ですが、メンバーそれぞれが担当を分担し同じ目標に向かって取り組みます。

どんなイベントになり何を学び、感じれるのか、いまから楽しみです。

(執筆：PRライター 佐野千絵)